In Software-Projekten (, Web-DesignAuftrag, u. a.) werden bei Projektfortschritt of fundamentale Änderungen oder Auftragserweiterungen nicht dokumentiert. Dies geschieht zum Teil trotz eines schriftlichen Vertrags, der Änderungen an die Schriftform bindet. Haben die Parteien aber einvernehmlich lange die Änderungen ohne Beachtung dieser Form durchgeführt, so werden Gerichte eine stillschweigende („konkludente“) Aufhebungsvereinbarung annehmen. Nachfolgen seien die Probleme geschildert und Hilfestellungen für eine weitere Projektarbeit angeboten.

Die Folgen fehlender sind gravierend, wenn z. B. am Ende des Projekts oder auch nur eines Projekts die (Teil-) Abnahme verweigert wird und die geforderte Zahlung nicht mehr erbracht wird. In der Regel fühlen sich dann – mangels Einigung über die „geschuldete Leistung“ – beide Seiten im Recht und der Streit vor Gericht ist vorprogrammiert.

1. Vereinbarte Schriftform

Grundsätzlich können Software-Entwickler und Web-Designer und deren Auftraggeber frei die Form der Projekt-Koordination vereinbaren. Wo überhaupt keine Vereinbarung besteht – so genannte „Zuruf-“ oder „Wildwuchs-Projekte“ – ist die Dokumentation des Projektsstandes meist nur eines von vielen Problemen. In der Regel gilt aber für einen, ggf. auch kleinen :

  1. Es sollte einmal eine grundsätzliche Regelung über den Projektstatus und die angestreben Ziele und Leistungen getroffen werden.
  2. Die Dokumentation von Projektfortschritt und Änderungen sollte vereinbart werden.
  3. Eine Revision des Dokuments (in Form von formellen Change-Requests oder zu bestätigenden Protokollen regelmäßiger Status-Meetings) ist je nach Projektgröße flexibel zu vereinbaren

Die Vereinbarung sollte dabei die Größe des Projekts berücksichtigen: Kleiner Projekte können mit einfacheren Mitteln (bestätigte E-Mail) auskommen, komplexe und langwierige Projekte mit hohem finaziellen Risiko sollten auf Arbeitsebene einfache Kommunikationsformen wählen und Entscheidungen z. B. einem Steuerungsausschuss oder Geschäftsführer vorbehalten.

2. E-Mails als verbindliche Mitteilungen

Wegen Zweifeln über die Beweisfunktion von E-Mails, werden diese oftmals nicht als wirksame Kommunikationsform anerkannt. Dies ist jedoch nicht angemessen. Eine Signatur nach dem Signaturgesetzt wird in der Regel nicht verwendet. Dennoch sind E-Mails durchaus eine verbindliche Kommunikationsform, am ehesten mit Telefongesprächen vergleichbar. Hier wie dort ist der Nachweis des Inhalts im Falle eines Gerichtsprozesses schwierig. Mißverständnisse beim Telefonat oder Fälschungsmöglichkeiten bei der E-Mail können diese Kommunikationsformen tatsächlich rechtlich entwerten.

Auf bestätigte E-Mails oder solche E-Mails, die den Ausgangstext erneut wiedergeben trifft dies aber nur noch begrenzt zu. Hier wird nach Vorlage eines Ausdrucks bei Gericht das Bestreiten für die Gegenseite schwierig. Gerade auf der Arbeitseben ist daher aus praktischen Gründen auf die E-Mail als Form der Kommunikation und des Nachweises für Projekttätigkeiten nicht zu verzichten.

3. Status-Meeting, zur weiteren Koordination

In zahlreichen, auch kleineren Projekten erweisen sich regelmäßige Treffen und Koordination  der Projektarbeit als praktische Zwischenschritte. Auch wenn die Personalkosten solcher „unproduktiver“ Treffen zu bedenken sind, sind die Personal- und Sachkosten unkoordinierter Projektarbeit meist höher, und zudem sind oft vermeidbare Verzögerungen zu beklagen.

Die so genannten Status-Meetings haben zudem eine Funktion bei der Verbesserung des internen Controllings, so dass bei Bericht über den Projektstand, -Kosten und -weitere Arbeitschritte eine weitere Regelung und Steuerung sinnvoll möglich wird. Das Projekt, dass bei den letzten 2% Projektarbeit mehr als 50% der geplanten Mittel verschlingt kann so verhindert werden.

Praxis-Tipp: Erste Anzeichen für Missverständnisse und Verzögerungen können so produktiv genutzt werden. Als effektiv haben sich auch Nachträge zu bestehenden Vereinbarungen erwiesen. Diese regeln z. B. die Punkte, auf die die Parteien sich zur Zeit einigen können und können so die weitere Bearbeitungen von Teilbereichen. Auch wenn ein Projektvertrag Status- oder Fortschritts-Meetings nicht vorsieht, so können diese nachträglich eingeführt werden.

Rechtsanwalt Siegfried Exner, Kiel

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